Microsoft Teams ist eine Anwendung zur Erleichterung der Kommunikation in großen Unternehmen, kann aber auch problemlos von Einzelpersonen genutzt werden.
Microsoft Teams ist die Antwort auf das Bedürfnis nach ständigem Kontakt zwischen vielen Menschen in Echtzeit. Kontakt wird weiter gefasst als einfache Konversation, da er auch die Möglichkeit des sofortigen Austauschs von Dokumenten oder anderen Daten beinhaltet.
Microsoft Teams – was ist das?
Microsoft Teams ist ein virtueller offener Raum. Eine solche Arbeitsumgebung ermöglicht den sofortigen und einfachen Kontakt zwischen vielen Menschen zur gleichen Zeit. Ein offener Raum hilft, angenehmer und schneller zu arbeiten, weil z. B. ein Kollege neben Ihnen nach einem zufällig mitgehörten Gespräch eine interessante Idee vorschlägt. Der Chef am anderen Ende des Raumes wird die Stirn runzeln oder lächeln, aber mit Sicherheit wird ihn die Idee sofort erreichen.
Microsoft Teams ist so etwas Ähnliches, aber im virtuellen Raum. Der größte Vorteil dieser Anwendung ist die Kombination von Funktionen verschiedener Kommunikatoren. Es ermöglicht nicht nur die Kommunikation per Chat, sondern auch Telefonanrufe und virtuelle Treffen, wie z. B. Skype. Mithilfe von sipcall kann Microsoft Teams als virtuelle Telefonanlage genutzt werden, ohne einen eigenen SBC. Sie können außerdem Videokonferenzen und Chats mit Ihrem gesamten Team durchführen. Und dies ist immer noch nur die Spitze des Eisbergs.
Dank der Integration mit Office 365 sind alle Änderungen, die in einem der Programme vorgenommen werden, sofort für das gesamte Team sichtbar. Das kann zum Beispiel eine Anpassung im in Excel erstellten Budget sein oder jedes Detail in einer PowerPoint-Präsentation. Jedes Teammitglied hat die Möglichkeit, ein bestimmtes Dokument zu bearbeiten, und die vorgenommenen Änderungen sind in Echtzeit für alle interessierten Parteien sichtbar. Nicht jedes Thema betrifft alle gleichermaßen, so dass Sie gleichzeitig Gespräche mit ausgewählten Personen eröffnen können, mit denen Sie einige Nebenthemen diskutieren oder detaillierte Informationen erhalten möchten.
Mit der App können Sie außerdem häufig verwendete Dateien und Websites anheften, um den Zugriff darauf so einfach wie möglich zu gestalten. Werkzeuge zum Auffinden notwendiger Informationen und Kontakte dienen dem gleichen Zweck.
Microsoft Teams-App
Der Dienst Microsoft Teams kann dank eines freigegebenen Links direkt vom Webbrowser aus genutzt werden, um dem Meeting beizutreten. Auf die gleiche Weise können wir auch eine neue Konversation erstellen und den Link an die Eingeladenen senden. Es ist jedoch bequemer, wenn Sie eine spezielle Anwendung installieren.
Folgende Anwendungen sind aktuell verfügbar:
- Microsoft Teams für Windows
- Microsoft Teams für MacOS
- Microsoft Teams für Android
- Microsoft Teams für iOS
Microsoft Teams Anleitung für Einsteiger
Bevor wir ein Gespräch beginnen können, müssen wir uns bei der App anmelden. Die Anmeldung in der Microsoft Teams-App erfolgt über Ihre Arbeits-, Schul- oder Microsoft-Kontodaten.
Wie startet man einen Chat in Microsoft Teams?
Unabhängig davon, mit wie vielen Teilnehmern Sie chatten möchten, müssen Sie zum Starten eines Gesprächs folgendes tun:
- Suchen Sie nach einer Person, indem Sie deren Daten in der oberen Leiste der Anwendung eingeben, und wählen Sie dann die Person aus, mit der Sie ein Gespräch führen möchten
- Wenn Sie mit mehreren Personen gleichzeitig sprechen möchten, wählen Sie die Option Neuer Chat, die sich links neben dem Suchfeld befindet, und geben Sie dann die Namen der Personen ein, die Sie zum Chat einladen möchten
- Wenn Sie das gesamte Team einladen möchten, wählen Sie das Team-Symbol im Menü auf der linken Seite und senden Sie eine Nachricht
Wie plant man ein Meeting?
Wir können auch Besprechungen in Microsoft Teams im Voraus planen, was besonders für geschäftliche Besprechungen wertvoll ist.
Wählen Sie dazu das Symbol “Besprechung planen” am unteren Rand des Chats. Laden Sie dann die gewünschten Benutzer ein und wählen Sie Senden. Wenn Sie eine Besprechung direkt aus dem Gruppenchat heraus planen, werden alle Chatmitglieder zu der Besprechung eingeladen.
Wie führt man einen Audio-/Videoanruf durch?
Mit der Anwendung Microsoft Teams können Sie sich ganz einfach mit anderen Benutzern per Sprach- oder Videochat verbinden. Wählen Sie dazu einfach die Person oder Gruppe aus, mit der Sie bereits einen herkömmlichen Chat führen, und wählen Sie das Kopfhörersymbol, das sich in der oberen rechten Ecke der Anwendung befindet.
In ähnlicher Weise können wir einen Videoanruf starten: Direkt neben dem Hörer-Symbol befindet sich ein weiteres – “Kamera”. Denken Sie daran, die Webcam in Ihrem Laptop oder Smartphone einzuschalten oder die Webcam an Ihren Computer anzuschließen, wenn Sie möchten, dass Ihre Kollegen, Freunde oder Angehörigen Sie sehen können.
Wie kann ich eine Datei in Teams freigeben?
Neben Chats und Video-Chats (auch interessant: kostenlose Videokonferenz-Tools) können Sie auch Dateien mit anderen Benutzern austauschen. Wählen Sie dazu im Chat-Fenster das Symbol Anhang hinzufügen, das sich unten neben dem getippten Text befindet (Büroklammer-Symbol). Wählen Sie dann, ob die Datei von Ihrem Computer oder von One Drive hochgeladen werden soll, und drücken Sie auf Senden.
Fazit: Eine Anwendung, viele Anwendungsfälle
Die Microsoft Teams-Plattform wurde so konzipiert, dass sie am besten zu der Branche passt, die sie tatsächlich nutzt. Wenn es in einem Unternehmen eingesetzt wird, das sich mit Finanzen beschäftigt, kann es dem Team dienen, das Prognosen und Budgets erstellt. Zum Beispiel dank der Registerkarte “Konversation”, die es Ihnen ermöglicht, Daten über die finanziellen Ziele des Unternehmens, neue Produkteinführungen, ihre Preisgestaltung oder Tarife für Dienstleistungen zu sammeln.
Wenn hingegen Zahlen in der Arbeit des Teams weniger wichtig sind, z. B. in der Marketingbranche, können die für die Organisation von Veranstaltungen zuständigen Mitarbeiter dank der Einrichtung von Kanälen wie “Logistik”, “Zeitplan” oder “Ort” eine Karte des Versammlungsortes, ein Mietangebot erstellen oder in Excel alle Kontakte der an der Veranstaltung teilnehmenden Personen speichern.
Auch für die Sicherheit der übertragenen Daten und des Gesprächs selbst hat Microsoft gesorgt. Auch hier ist ein großes Plus die Integration auf der Ebene von Office 365, die auf der Ebene der gesamten Organisation gesichert ist. Die Anwendung ist auch mit der Möglichkeit ausgestattet, Daten zu archivieren.
