Digital Workforce: Die Herausforderungen der Arbeit in verteilten Teams im Jahr 2021

Als im Jahr 2020 unser Zuhause aufgrund der Pandemie in vielen Berufen zu unserem Arbeitsplatz wurde, standen zahlreiche Unternehmen vor neuen Herausforderungen wie z. B. der beschleunigten Digitalisierung, der Beschaffung von Tools für die Arbeit im Home Office oder der Aufrechterhaltung einer guten Kommunikation im Team. Aktuellen Studien zufolge geben bis zu 74 % der Mitarbeiter an, dass sie gerne weiterhin in diesem Modell arbeiten würden. Vor welchen Herausforderungen stehen Unternehmen, die in verteilten Teams arbeiten, und wie gehen sie damit um? Warum lohnt es sich, auf die Erfahrung von Teams zurückzugreifen, die sich mit der agilen Softwareentwicklung im Nearshore-IT Modell befassen?

Als im Jahr 2020 unser Zuhause aufgrund der Pandemie in vielen Berufen zu unserem Arbeitsplatz wurde, standen zahlreiche Unternehmen vor neuen Herausforderungen wie z. B. der beschleunigten Digitalisierung, der Beschaffung von Tools für die Arbeit im Home Office oder der Aufrechterhaltung einer guten Kommunikation im Team. Aktuellen Studien zufolge geben bis zu 74 % der Mitarbeiter an, dass sie gerne weiterhin in diesem Modell arbeiten würden. Vor welchen Herausforderungen stehen Unternehmen, die in verteilten Teams arbeiten, und wie gehen sie damit um? Warum lohnt es sich, auf die Erfahrung von Teams zurückzugreifen, die sich mit der agilen Softwareentwicklung im Nearshore-IT Modell befassen?

Arbeit im Home Office: Der neue Standard?

Für viele Firmen war die Arbeit im Home Office etwas Neues. Die Studie „The Future of the Digital Workforce“ von Deloitte zitiert Statistiken, wonach vor der COVID-19-Pandemie 15 % der Angestellten von zu Hause aus arbeiteten, zu denen letztes Jahr weitere 35 % hinzukamen. Diese Veränderung war eine Folge des Wandels, der durch die Umstellung auf die Arbeit im Home Office in die Wege geleitet wurde. Auch wenn wir heute alle reicher an neuen Erfahrungen sind, fragen wir uns immer noch, ob die Arbeit im Home Office uns noch länger begleiten wird. Laut der Studie „State of Agile 2021“ tendiert sogar mehr als die Hälfte der Firmen zu einem Hybridmodell, das es Teams einerseits ermöglicht, in Verbindung zu bleiben, und einzelnen Mitarbeitern zugleich die Möglichkeit gibt, die Vorteile der Arbeit von zu Hause aus zu nutzen. Es ist auch zu bedenken, dass manche betonen, wie wichtig es für sie ist, vom Büro aus arbeiten zu können. Dafür gibt es verschiedene Gründe wie z. B. das Bedürfnis, die Verbindung zu den Teammitgliedern aufrechtzuerhalten, eine gesunde Work-Life-Balance zu pflegen oder auch Aspekte, die mit dem Fehlen eines „Büros“ zu Hause zusammenhängen (Ausrüstung, Infrastruktur, Fehlen eines separaten Arbeitszimmers usw.).

Ist ein Hybridmodell immer möglich?

Es gibt Situationen, in denen ein Hybridmodell nicht möglich sein wird. Heute haben wir die Möglichkeit, von jedem Ort der Welt aus zu arbeiten, viele Spezialisten (insbesondere im Bereich IT, Programmierer, Analysten, Tester) entscheiden sich für eine Zusammenarbeit mit einem Unternehmen in einer anderen Stadt, einem anderen Land oder sogar auf einem anderen Kontinent.  In ähnlicher Weise lagern Unternehmen, die mit der Verfügbarkeit von Mitarbeitern zu kämpfen haben, häufig Aufgaben an externe Technologiepartner aus. Eine solche Zusammenarbeit kann im Offshoring-Modell (Zusammenarbeit mit einem in einem fernen Land ansässigen Unternehmen) oder Nearshoring (Auslagerung von Dienstleistungen in die Nachbarschaft) erfolgen.  Es kommt dann vor, dass einige Spezialisten des Unternehmens ständig von zu Hause aus arbeiten, andere vom Büro aus und wieder andere erbringen Dienstleistungen im Auftrag des Lieferanten.

Herausforderungen im agilen Modell

In einer Situation, in der viele Spezialisten an einem gemeinsamen Projekt arbeiten und aufgrund der Entfernung zwischen ihnen wahrscheinlich nicht die Möglichkeit haben werden, sich persönlich zu treffen, werden eine gute Kommunikation, die Überwachung von Fortschritten sowie Effizienz an erster Stelle stehen. Dabei ist jedoch der Aufbau einer guten Atmosphäre und das Pflegen einer Work-Life-Balance extrem wichtig. Dies ist keine leichte Aufgabe, insbesondere wenn wir kulturelle Unterschiede miteinbeziehen und die Arbeit selbst in verschiedenen Zeitzonen sowie unter Zeitdruck ausgeführt wird, was ja heute leider oft der Fall ist. Dienstleistungen, die im verteilten Modell implementiert werden, sind sehr oft solche, die mit Softwareentwicklung und -tests, Managed Services oder BPO-Aktivitäten zusammenhängen. Wie kann man mit den spezifischen Herausforderungen dieser Arbeit umgehen?

1. Verbesserte Kommunikation: Im Büroalltag ist der Austausch von Informationen eine Selbstverständlichkeit. Wir haben die Möglichkeit, die Reaktionen der Kollegen und Kolleginnen zu sehen und uns über wichtige Themen zu verständigen, ohne dass wir Online-Meetings abhalten müssen. Bei der Arbeit in verteilten Teams sind agile Methoden praktisch, die die Bedeutung der Kommunikation stark hervorheben. Meetings mit Raum für entspannte Gespräche über Themen, die nicht mit der Arbeit zusammenhängen, sind eine Möglichkeit für Teams, die Kontinuität der Kommunikation zu wahren. Werkzeuge wie Kanban-Boards zur Überwachung des Fortschritts sind in dieser Hinsicht ebenfalls hilfreich. Wenn Sie bisher noch keine Gelegenheit dazu hatten, lohnt es sich, über die Einführung einer Methodik wie Scrum nachzudenken, die immer beliebter wird.
2. Kampf gegen die digitale Ermüdung: Während der Pandemie und der Arbeit im Home Office gaben klagten viele Mitarbeiter über die sog. digitale Ermüdung.  Die Ursache dafür ist die Tatsache, dass wir begonnen haben, mehr Zeit online zu verbringen, auch im Privaten. Es sind neue Begriffe entstanden wie z. B. „Zoom Fatigue“, ein von der Stanford University untersuchtes Phänomen, das mit der zunehmenden Anzahl von Videokonferenzen über verschiedene Kommunikationskanäle zusammenhängt. Die Hauptgründe für dieses psychologische Phänomen sind häufigerer Augenkontakt als bei normaler Kommunikation, Einschränkung der Bewegungsmöglichkeit während eines Gesprächs oder der ständige Blick auf das eigene Gesicht im Nachrichtenfenster. Einige Unternehmen sind sogar dazu übergegangen, einen sogenannten „Tag ohne Meetings“ einzuführen, an dem sich die Mitarbeiter zu 100 % auf die anstehenden Aufgaben konzentrieren. Es lohnt sich daher, darüber nachzudenken, in welchem Umfang und mit welcher Auflösung wir Videokameras bei Meetings einsetzen sollten, um diesem Phänomen entgegenzuwirken.
3. Organisatorische Barrieren einreißen: Zwar können wir heute von fast jedem Ort der Welt aus arbeiten, aber nicht immer lassen sich die Herausforderungen vermeiden, die mit der Arbeit in verschiedenen Zeitzonen zusammenhängen oder durch Sprachbarrieren verursacht werden. Unsere Erfahrung als Outsourcing-Unternehmen zeigt, dass das Nearshoring-Modell hilft, dieses Risiko zu minimieren. Verteilte Teams arbeiten bei einer solchen Kommunikation fast zu den gleichen Arbeitszeiten, und dank des hohen Englischniveaus der deutschen Programmierer ist die Kommunikation in einem internationalen Umfeld kein Problem.

Zusammenfassung

Die Arbeit im Home Office wird uns sicher noch länger begleiten. Vieles deutet darauf hin, dass das Hybridmodell, das in gewisser Weise auf den Erfahrungen von 2020-2021 aufbaut, weiter beliebt sein wird. Bei verteilten Teams müssen Manager bereit sein, die Effizienz der Mitarbeiter aufrechtzuerhalten und gleichzeitig für Employee Experience zu sorgen. In einer Zeit, in der nahezu alles online stattfindet, ist es sinnvoll, für eine gute Kommunikation zu sorgen, die Auswirkungen der digitalen Ermüdung zu minimieren und die Zusammenarbeit mit Organisationen zu suchen, die eine ähnliche Organisationskultur haben. Bei der Erreichung dieser Ziele kann IT-Nearshoring im agilen Modell hilfreich sein, das in Entwicklungsumgebungen so beliebt ist. Agile war nämlich bis vor Kurzem nur eine von vielen Alternativen, kann aber heute als Standard angesehen werden, und die Pandemie bestätigte ihre Wirksamkeit nur in verstreuten Teams.