Trotz der anhaltenden Digitalisierung nimmt die Menge an Daten und Dokumenten, die täglich in Unternehmen, Behörden und Institutionen anfällt, oft immer noch zu. Ob Rechnungen, Verträge, Personalunterlagen oder technische Zeichnungen – sie alle unterliegen Aufbewahrungspflichten, Datenschutzbestimmungen und innerbetrieblichen Anforderungen. Ohne ein durchdachtes Archivierungssystem geraten Unternehmen schnell an Grenzen in Sachen Übersicht, Effizienz und Rechtssicherheit. Gleichzeitig birgt eine unsystematische Ablage erhebliche Risiken: von Verstößen gegen die DSGVO bis hin zu zeitintensiven Suchprozessen und schlechtem Informationsmanagement. Wir geben Anregungen für ein effektives System zur Archivierung– praxisnah, strukturiert und mit einem Blick auf aktuelle rechtliche wie organisatorische Anforderungen.
Systematisches Archivieren: Deshalb spart es Zeit und Mühe
In einem fiktiven mittelständischen Unternehmen, das über Jahre hinweg gewachsen ist, stauen sich nicht selten Dokumente in Aktenordnern, Schränken und Ablagefächern. Verlässt ein Mitarbeiter das Unternehmen stellt sich im schlimmsten Fall heraus, dass Unterlagen zwar vorhanden, aber nicht auffindbar sind. Die Geschäftsführung verliert im Rahmen einer Betriebsprüfung wertvolle Zeit bei der Suche nach steuerrelevanten Belegen – das muss nicht sein.
Rechtliche Anforderungen und Compliance sind keine Frage des Wollens
Ein systematisches Archivierungskonzept ist nicht nur eine Frage der Effizienz, sondern auch der rechtlichen Verpflichtung. Die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form) sowie das HGB und die Abgabenordnung definieren konkrete Anforderungen an die Archivierung. Dazu zählen:
- Unveränderbarkeit der archivierten Daten
- Nachvollziehbarkeit und Transparenz
- Sichere Aufbewahrung über festgelegte Fristen (z. B. 6 oder 10 Jahre)
- Zugriffsregelungen für berechtigte Personen
Die DSGVO spielt hierbei eine zentrale Rolle, denn besonders bei personenbezogenen Daten müssen Archivierungsdauer, Zugriffssicherheit und Löschfristen klar geregelt sein.
Ein strukturiertes Archiv bietet klare Vorteile für alle
Neben dieser Rechtssicherheit geht es für viele um betriebswirtschaftliche Vorteile. Wer gut organisiert ist, profitiert von schnelleren Zugriffsmöglichkeiten, optimierten Arbeitsprozessen und verringert oft auch den Platzbedarf sowie Kosten. Gleichzeitig fördert eine geordnete Archivstruktur die interne Kommunikation, reduziert Redundanzen und unterstützt das Wissensmanagement.
Aufbau eines effizienten Archivierungssystems – von analog bis digital
Der Aufbau eines nachhaltigen Archivs beginnt mit einer klaren Struktur. Es geht nicht nur um das „Wie“, sondern auch um das „Was“: Welche Dokumente sind archivierungswürdig? Welche Unterlagen dürfen oder müssen nach Ablauf von Fristen vernichtet werden? Welche Rolle spielen digitale Lösungen?
Klassische Archivierungssysteme
Trotz des digitalen Wandels bleibt die analoge Archivierung in vielen deutschen Betrieben wohl noch für einige Jahre präsent – etwa bei Originalverträgen, technischen Zeichnungen oder handschriftlichen Notizen. Für die systematische Ablage gilt:
- Kategorisierung nach Themenbereichen (z. B. Buchhaltung, Personal, Verträge)
- Chronologische Sortierung innerhalb der Kategorien
- Verwendung einheitlicher Ablagesysteme (z. B. Aktenordner mit Farbcodes)
- Regelmäßige Überprüfung auf Dubletten, Verjährung und Relevanz
Ist das physische Archiv zudem feuer-, feuchtigkeits- und zugriffssicher untergebracht – umso besser. Die beste Lösung hierfür bietet häufig ein speziell dafür vorgesehener Archivraum.
Digitale Archivierung
Moderne Dokumentenmanagementsysteme (DMS) ermöglichen Unternehmen eine attraktive automatisierte, rechtssichere und revisionssichere Archivierung. Sie bieten Vorteile wie:
- Volltextsuche und Schlagwortvergabe
- Versionierung und Änderungsverfolgung
- Zugriffsrechte und Nutzerverwaltung
- Cloud-Integration für standortübergreifenden Zugriff
Dabei sind klare Ordnerstrukturen, Indexierungen und konsistente Benennungen auch im digitalen Raum von großer Wichtigkeit. Zudem müssen regelmäßige Backups, Datenschutzregelungen und technische Sicherheitsmaßnahmen umgesetzt werden, damit alles sicher seinen Gang geht.
Zur Löschung, Aufbewahrungsfristen und Aktenvernichtung
Klappt das Sammeln, Strukturieren und Speichern von Dokumenten endlich reibungslos, spielt auch das regelkonforme Löschen eine zentrale Rolle im Archivierungsprozess. Mit Blick auf Datenschutz und Datensicherheit darf die „Aktenvernichtung“ von keiner Führungsebene dem Zufall überlassen werden. In Deutschland gelten gesetzlich definierte Aufbewahrungsfristen, die sich je nach Dokumentenart unterscheiden.
- 10 Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte und mehr
- 8 Jahre für Buchungsbelege und Rechnungen
- 6 Jahre: Geschäftsbriefe, Angebote, Verträge (sofern nicht handelsrechtlich relevant)
- Individuelle Fristen: Bei Personalakten, medizinischen Daten oder Forschungsunterlagen
Nach Ablauf der jeweiligen Frist dürfen (und müssen) Unterlagen vernichtet werden, sofern keine anderen gesetzlichen Vorgaben entgegenstehen. Die Aufbewahrungsfristen starten in der Regel am Ende des Kalenderjahres, in dem ein Dokument entstanden ist oder zuletzt etwas darin vermerkt wurde.
Rechtssichere Aktenvernichtung & Löschung
Die Vernichtung sensibler Dokumente unterliegt strengen Vorgaben – insbesondere im Kontext der DSGVO. Unternehmen sind verpflichtet, personenbezogene Daten so zu löschen, dass keine Wiederherstellung möglich ist. Der Einsatz zertifizierter Aktenvernichter (mind. Sicherheitsstufe P-4 nach DIN 66399) oder spezialisierter Dienstleister ist daher empfehlenswert.
Moderne Archivsysteme bieten Funktionen zur Fristüberwachung und automatisierten Löschung. Das minimiert das Risiko, veraltete oder rechtswidrige Daten zu speichern.
Typische Bestandteile einer digitalen Löschstrategie:
- Fristenmanagement mit Erinnerungsfunktionen
- Dokumentierte Löschfreigaben
- Automatisierte Vernichtung nach Ablauf
- Revisionssichere Protokollierung
Die Einrichtung von Löschprotokollen und regelmäßige Audits gewährleisten Transparenz und Nachvollziehbarkeit.
Archivieren mit System schafft Erleichterungen auf allen Ebenen
Ein systematisch aufgebautes Archivierungskonzept bringt Ordnung in die unternehmenseigene Informationsflut und ist die Grundlage für rechtssicheres, effizientes und zukunftsfähiges Arbeiten. Dabei kommt es auf eine durchdachte Kombination aus organisatorischen Regeln, technischen Lösungen und gesetzlicher Konformität an. Wer frühzeitig in strukturierte Archivierungsprozesse investiert, sichert sich nicht nur Compliance-Vorteile, sondern stärken auch die operative Leistungsfähigkeit. Das Zusammenspiel von analoger und digitaler Archivierung, klaren Löschrichtlinien und professioneller Aktenvernichtung bildet das Fundament für ein nachhaltiges Informationsmanagement.
