Workflow ist ein Begriff, der in der Geschäftswelt sehr häufig verwendet wird. Vereinfacht ausgedrückt kann er als der Fluss von Arbeit, Informationen, Aufgaben und Dokumenten innerhalb einer Organisation definiert werden. Es ist auch eine der bekanntesten und am weitesten verbreiteten Methoden, um ein Team von Mitarbeitern in einer Organisation zu führen. Ein geschicktes Workflow-Management ist der Schlüssel zum reibungslosen Funktionieren eines Unternehmens und zur Erreichung seiner Geschäftsziele. Heutzutage wird diese Aufgabe durch moderne Technologien, nämlich IT-Systeme für das Workflow-Management, erleichtert.
Workflow, d. h. der Arbeitsfluss in einem Unternehmen und einer Organisation
Workflow bezieht sich auf den Fluss von Informationen, Aufgaben und Dokumenten innerhalb einer bestimmten Organisation. Der Begriff wird auch sehr häufig im Zusammenhang mit EDV-Prozessen verwendet, wobei sich Workflow häufig auf die Automatisierung von Geschäftsprozessen bezieht, bei der Informationen, Dokumente und Aufgaben automatisch zwischen den verschiedenen Prozessbeteiligten übertragen werden. Schließlich kann Workflow auch spezielle IT-Software bedeuten, die zur Rationalisierung der Arbeit entwickelt wurde.
Das Workflow-Management in einem Unternehmen erfordert ein geeignetes Konzept und Instrumente, die seine effektive Umsetzung unterstützen. Verstanden als Arbeitsablauf, hat Workflow einen klar definierten Anfang und ein klar definiertes Ende. In der ersten Phase geht es in der Regel darum, den Prozess zu definieren, über die Beteiligung bestimmter Mitarbeiter zu entscheiden und ihnen die auszuführenden Arbeiten zuzuweisen. Der Prozess wird dann umgesetzt und die Arbeit des Teams beginnt. Das Workflow-Management wird durch IT-Systeme, die den Fortschritt anzeigen und die Teilnehmer über anstehende Aufgaben informieren, erheblich erleichtert.
Workflow-Management in der Praxis – warum lohnt es sich, eine dedizierte Software zu implementieren?
Moderne Technologien erleichtern die Verwaltung von Arbeitsabläufen erheblich, da sie u. a. die Automatisierung vieler Tätigkeiten ermöglichen. Dadurch können Unternehmen und Organisationen Zeit sparen und ihre Ausgaben senken. Die Workflow-Management-Software ermöglicht auch eine bessere und effizientere Verteilung der Aufgaben, z. B. hinsichtlich der Qualifikation der einzelnen Prozessbeteiligten oder der Geschwindigkeit der Aufgabenerledigung.
Wichtig ist, dass das Workflow-Management mit Hilfe einer speziellen Software die Zuteilung von Aufgaben in Übereinstimmung mit den Zugriffsrechten von oben nach unten gewährleistet, was den Schutz der im Unternehmen gesammelten sensiblen Daten und Dokumente ermöglicht. Schließlich ermöglicht das Workflow-System, dass Mitarbeiter aus verschiedenen Business-Bereichen im In- und Ausland gemeinsam an einer bestimmten Aufgabe arbeiten können. Das Hauptproblem bleibt jedoch die Auswahl der richtigen Workflow-Management-Software.
Im Zusammenhang mit dem Workflow-Management lohnt es sich, sich für innovative Software wie die Low-Code-Plattform zu interessieren. Seine Funktionsweise unterscheidet sich völlig von der Standard-Workflow-Management-Software. Der Grund dafür ist, dass die meisten von ihnen linear oder sequentiell aufgebaut sind. Sie können Schleifen, Verzweigungen oder Sprünge enthalten, aber letztendlich beginnt die Schaltung oder der Workflow an einem Ort und endet an einem anderen. Einen völlig anderen Ansatz vertritt die WEBCON BPS-Plattform, bei der Workflows beliebige Richtungen und Endpunkte erhalten können. Bei Bedarf ist es auch möglich, Instanzen von bereits abgeschlossenen Schaltungen wiederherzustellen und neu zu aktivieren.
