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Fünf Tipps für mehr Ordnung am Arbeitsplatz

Ordnung am Arbeitsplatz
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„Nichts kann entstehen ohne Chaos“. Dieses Zitat von Albert Einstein wird von kreativen Köpfen gerne als Vorwand genutzt, um sich dem Diktat der Ordnung zu entziehen. Der Entdecker der Relativitätstheorie hatte bei diesen Worten die Entstehung des Universums im Sinn; Ordnung am Arbeitsplatz war eher nicht sein Motiv.

Aber noch aus einem anderen Grunde sollten Kreative aufhorchen: Ordnung ist die Freundin schöpferischer Prozesse. Dieser Ratgeber verrät, wie man zum ordentlichen Kreativen wird – zumindest am Arbeitsplatz.

Plädoyer für die Ordnung

Kreativität bedeutet, die Lösung für ein Problem zu finden. Kreative Köpfe findet man nicht nur in der Kulturszene. Jede Form von Produktivität und Effizienzsteigerung ist ein kreativer Akt. An jedem Arbeitsplatz sollte Raum für Kreativität sein.

Kreativität lässt sich nicht erzwingen, sie ist weder plan- noch vorausschaubar, kann allerdings gefördert werden. Die Wissenschaft spricht hier von kreativitätsförderlichen Umweltaspekten. Eine Harvard-Studie hat mit einigen Mythen zur Kreativität aufgeräumt. So sinkt diese, wenn Druck ausgeübt wird.

Besonders schädlich ist Zeitdruck. Dieser mag dazu führen, dass zu einer Deadline ein Ergebnis geliefert wird. Aber entsteht da ein gutes Ergebnis oder doch ein fauler Kompromiss? Wir müssen einen Weg finden, uns im täglichen Arbeitsprozess den Raum zu schaffen, der unsere Produktivität fördert und uns den Rücken freihält.
Die Lösung hat einen Namen: Ordnung!

Wie ist dauerhafte Ordnung möglich?

Ordnung fällt uns nicht einfach zu. Um diesen Zustand zu erreichen, müssen wir den Widerstand des Chaos überwinden. Das erfordert Anstrengung. Das Ziel dieses steinigen Weges lohnt jedoch den Aufwand.

Um zu überzeugen, bedarf es einleuchtender Argumente:

  • Ordnung schafft ein kreativitätsförderndes Umfeld. Die geschaffenen Freiräume mindern Druck und Belastung. Diverse Büroartikel, wie Ordner und Hefter helfen dabei, die Ordnung am Arbeitsplatz zu gewährleisten. Wer nun endlich Ordnung will: es gibt derartige Büroartikel bei Rössler.
  • Wir vergeuden keine kostbare Zeit und sparen Arbeitskraft. Mehr Freizeit tritt an die Stelle schlechtbezahlter Überstunden.
  • Wahrnehmung und Wertschätzung durch Vorgesetzte und Kollegen verbessern sich. Gerade im direkten Kundenkontakt kommt es besonders auf Außenwirkung an.
  • Wohlbefinden und Gesundheit verbessern sich, wenn Ordnung auf dem Schreibtisch herrscht. So haben Nahrungsmittel nichts zwischen Aktenbergen verloren. Wenn Fettfinger zwischen zwei Mahlzeiten über die Tastatur fliegen oder zum Telefon greifen, wird es eklig. Ordnung bedeutet das Aus für Keime und üble Gerüche.
  • Sicherheit am Arbeitsplatz wird oft vernachlässigt. Am Rande sei der Kabelsalat als Stolperfalle erwähnt. Wichtiger noch ist Datensicherheit: Wer möchte schon, dass die persönlichen Daten auf dem Schreibtisch eines überforderten Sachbearbeiters nach Feierabend von Raumpflegekräften „weiterbearbeitet“ werden? Vermeidbar durch Ordnung!

Tipps für einen ordentlichen Arbeitsplatz

Tipp 1 – Ausdauer und Rituale

Ein Arbeitsplatz lässt sich nicht über Nacht in einen Hort der Ordnung verwandeln. Aufgeräumt ist schnell, aber wie wird dieser Zustand dauerhaft erhalten?
Rituale machen neues Verhalten zur Gewohnheit.

Rückschläge dürfen nicht entmutigen, hier ist Ausdauer gefragt. Die Ursachen müssen schonungslos analysiert werden.

Ein Ordnungsritual kann täglich oder wöchentlich stattfinden. So könnte am Ende jeder Arbeitswoche eine halbe Stunde eingeplant werden, um den Arbeitsplatz gründlich aufzuräumen. Der Schreibtisch sollte dann bis auf die Arbeitsgeräte leer sein. Alle Unterlagen werden schnell auffindbar nach System abgelegt.

Wenn man zum Wochenstart von einem ordentlichen Arbeitsplatz begrüßt wird, erspart man sich den Montags-Blues.

Tipp 2 – digitaler Arbeitsplatz

Ein ordentlicher Arbeitsplatz umfasst auch den digitalen Desktop.
Damit die Motivationskurve nach Eingabe des Passwortes nicht gleich wieder absinkt, muss das Chaos vom Bildschirm verschwinden, bevor es uns beherrscht.

Ein sinnvolles Ablagesystem für Dateien gehört schon aus Sicherheitsgründen auf eine Festplatte oder ein internes Laufwerk. Der Startbildschirm sollte so leer sein wie der analoge Schreibtisch.

Ein persönliches Erinnerungsfoto vom letzten Urlaub oder den Liebsten sollte den Bildschirm zieren. Dieses wird nicht gerne mit Icons verschandelt.

Tipp 3 – Unaufschiebbarkeit

Je länger wir warten, entstandene Unordnung zu beseitigen, desto größer wird der Widerstand. Irgendwann folgt die Resignation und das Projekt ist gescheitert. Zeitdruck, der seine Ursache oftmals gerade in Unordnung findet, wird als Grund nicht akzeptiert.

Ein Arbeitsvorgang ist erst abgeschlossen, wenn der Arbeitsplatz frei für den nächsten Vorgang ist.

Tipp 4 – digitale Hilfsmittel

Bunte Post-Its im Blickfeld erinnern an wichtige Termine, Notizzettel tapezieren den Schreibtisch. Das sind Störfaktoren bei der Arbeit. Immer wieder muss man proaktiv darauf schauen, um nichts zu übersehen oder zu vergessen.

Eine digitale Agenda erinnert an wichtige Termine oder Deadlines zu gegebener Zeit. Geistesblitze können als schriftliche Notiz oder in einer schnell diktierten Audio-Datei auf der Festplatte abgelegt werden. Die Stichwortsuche macht die Daten schnell auffindbar.

So bleiben Kopf und Schreibtisch frei von Ballast.

Tipp 5 – Ordnung im Homeoffice

Hier ist die Gefahr besonders groß, sich sprichwörtlich zu verzetteln. Das Privatleben in unmittelbarer Nähe und das Fehlen der sozialen Kontrolle durch Vorgesetzte und Kollegen erfordern ganz besonders viel Disziplin.

Die Unterlagen für die nächste Steuererklärung haben nichts auf dem Schreibtisch verloren. Fotodateien aus dem letzten Urlaub gehören nicht auf die Festplatte der Firma.

Mitbewohner, Freunde oder Familienmitglieder sollten verpflichtet werden, regelmäßig ein ehrliches Feedback zum Zustand des Arbeitsplatzes abzugeben. Das bringt soziale Kontrolle zurück.

Bei der Umsetzung dieser Tipps wünschen wir viel Erfolg!

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